Mycket tid går åt till många typer av möten, dessvärre är många av dessa ineffektiva. Oavsett om det är ett kundmöte eller ett internt möte kan du lätt se till att skapa effektiva möten. Det gör att alla sparar tid och kommer att känna sig mer nöjda med mötet.
Syfte
Boka aldrig in ett möte utan ett tydligt syfte. Om du själv känner dig det minsta osäker på syftet vänta med att bjuda in till ett möte. Informera alla tydligt om vad syftet är med mötet när du bjuder in. Det gör att deltagarna både kan förbereda sig bättre och engagemanget ökar, samt skapare effektiva möten.
Deltagarna
Generellt är det för många deltagare på möten. Man är orolig att missa någon och den svensk konsensuskulturen gör att man vill ha med alla. Gör precis tvärtom, utgå från syftet och bjud bara in de som absolut behövs på mötet. Säkerställ att alla har en tydlig funktion på mötet, då blir det effektiva möten.
Agenda
Gör alltid en agenda innan mötet med vilka punkter som skall hinnas med och tidsåtgång. I samband med att agendan sätts säkerställ också om det är något som behöver förberedas och vem som ansvarar. En dagordning för möten skapar effektiva möten.
Tidsdisciplin
Att vänta in försenade deltagare blir lätt mycket spilltid, det ger samtidigt en signal till alla andra att mötet inte är viktigt. Börja därför möten på utsatt tid. Var också noga med att hålla tiden på varje punkt så ni hinner med det som var planerat. Lär alla att vårda mötestiden och ta med detta i era mötesregler, den som leder mötet är ytterst ansvarig. Utan tidsdisciplin, inga effektiva möten.
Engagera
För att vara effektiv är det viktigt att alla är med och är engagerade i diskussioner och presentationer. Annars är risken att man måste boka fler möten för man inte får med all information. Den som leder mötet måste därför se till att se till att alla får ordet och dra in de som inte är aktiva.
Dokumentera
Oavsett om ni dokumenterar allt som sägs eller endast beslut är dokumentationen ett krav. Nivån på dokumentationen bör anpassas efter ämnet, antalet deltagare och syftet. Se också till att dokumentationen kommer ut omgående, helst direkt när mötet är avslutat. Med dokumentationen blir det lättare att skapa effektiva möten.
Uppföljning av effektiva möten
Nästan all framgång bygger på att man följer upp beslut och saker som skall göras. Detsamma för effektiva möten. Säkerställ att alla vet vem som följer upp och när.
Skall du utveckla din mötesteknik och skapa effektiva och bra möten?
