Fler och fler möten sker idag på distans och framför allt online. Oavsett om det är interna möten eller möten med kunder finns behovet av att kunna göra i princip samma saker som vid ett fysiskt möte. För att hålla ett lyckat möte på distans krävs dock lite andra förberedelser och till visst del ett annat agerande under själva mötet.
Enligt Försäljningslönebarometern använder sig omkring hälften av alla inom försäljning av möten online som en metod att ha kontakt med sina kunder.
Här finner du en sammanställning med tips på hur du lyckas bättre med dina onlinemöten, oavsett om det är ett säljmöte med kund eller ett intern möte.
Tips för den enskilda deltagaren
Precis som på ett personligt möte behöver du som deltagare på ett distansmöte förbereda dig och dessutom tänka på en del saker som är specifikt för ett möte online.
Använd headset
Ljudet är mycket viktigare än bilden så se till att ha ett bra headset eller en extern mikrofon om du skall ha många onlinemöten. Använder du mobilen rekommenderas bra handsfree.
Hitta mute-knappen och använd den
Ett onlinemöte kan lätt saboteras av att någon eller några deltagare inte slår på mute när de inte pratar. Störande bakgrundsljud gör att man inte hör den som pratar.
Slå på kameran
Ett möte online blir helt klart bättre om man kan se varandra. Vi kan då använda fler sätt att kommunicera och det blir mer som ett personligt möte istället för ett telefonsamtal.
Putsa av linsen
Precis som din storskärm blir dammig efter ett tag blir även linsen på kameran det. Kom ihåg att regelbundet putsa av den så blir bilden snabbt bättre.
Belysning
Tänk på att sätta dig så att du har en viss belysning på ansiktet. Det handlar inte om att uppnå proffskvalité på videon, men små saker gör stor skillnad. Det kan handla om att ha flera ljuskällor eller om att flytta dig så att du har en lampa framför istället för bakom dig osv. Testa dig fram för att få en bra effekt.
Skapa en bra miljö
Om du har många onlinemöten kan det vara bra att ha en fast plats för dessa. Både så att du får plats med dator och möjlighet att anteckna. Tänk även på hur du möblerar platsen. Tänk också på vad som syns i kameran, exempelvis om du sitter vid köksbordet och har fullt med smutsig disk bakom dig. Skapa en miljö som passar för syftet med dina möten.
Störande inslag
Välj en plats där du minimerar störande ljud utanför fönstret och där du inte riskerar att få solen rakt i kameran. Omvänt kan lite sol i ansiktet bidra till en bra belysning, så länge du inte blir bländad förstås.
Använd kroppsspråket
Då du bör ha mute på när du inte pratar kan det vara positivt att visa att du är med genom ditt kroppsspråk. Nicka eller ge en tumme upp om du tycker något är bra.
När du pratar, använd händer och ansiktsuttryck för att förstärka det du vill säga. Tänk på att ställa in kameran så att även dina händer syns om möjligt.
Chatta mycket
Chatten är perfekt för att lyfta frågor, be om ordet eller bara skriva en smiley och visa att du tycker det personen säger är bra. Skriva frågor i chatten är också utmärkt istället för att be om ordet och behöva komma ihåg frågan tills det blir din tur.
När du pratar, tänk på att då och då kolla på chatten och fånga upp kommentarer och frågor.
Bakgrunden
I många verktyg går det att lägga in en bakgrund eller göra bakgrunden suddig. Det kan vara en snabb lösning om du inte har en bra bakgrund eller måste ta ett möte på en mindre bra plats.
Tips för dig som anordnar ett större möte
Anordna större möten kräver viss planering och tanke oavsett digitalt eller fysiskt. Här är några saker som är viktiga när mötet sker på distans.
Bestäm vem som gör vad
Om det är riktigt många deltagare är det av största vikt att dela upp vem som gör vad. Att leda ett riktigt stort möte online kräver flera personer som hjälps åt. Sitter dessa personer inte tillsammans är det extra viktigt att ha tydliga roller.
Glöm inte teknikansvarig
Är det riktigt många på ett möte är det bra att en person fokuserar på att lösa tekniska problem och hjälpa deltagare som får problem. Då kan den som leder mötet fokusera fullt ut på att leda mötet.
Testa tekniken
Vid riktigt stora möten är det bra att testa tekniken flera dagar innan så allt fungerar som det skall. Även vid möten med många inblandade är det en god regel att vara ut i god tid och själv logga in och testa att allt fungerar som det skall.
Tips för alla möten
Oavsett möten finns det vissa saker som är bra att tänka på för att lyckas och vissa saker som man behöver tänk på inför alla typer av onlinemöten.
Skapa en bra stämning
Precis som på ett fysiskt möte är det viktigt att hälsa alla välkomna och på så sätt markera att mötet har börjat. Om alla inte känner varandra är det bra med en presentationsrunda. Genom att uppmuntra alla att ha kameran på blir det lättare att skapa en bra gemenskap.
Fördela ordet
På onlinemöten är det väldigt lätt hänt att man pratar i mun på varandra. Detta då det är svårare att läsa av när en person är på väg att sluta eller börja prata. Det är därför bra för dig som leder mötet att fördela ordet. Det säkerställer också att ingen sitter tyst och inte är aktiv.
Agenda
Att ha en agenda är definitivt att rekommendera precis som vid ett vanligt fysiskt möte.
Hur man deltar
Inbjudan skall innehålla information om hur man kopplar upp sig. Anpassa gärna denna information utifrån de som deltar. Om det är en ny plattform eller personer som sällan är med på onlinemöten kan det behövas mer detaljerad information.
Sätt av lite extra tid för teknikstrul
Räkna med att det tar lite längre tid med tekniken, framförallt i början av mötet. Om du har ovana deltagare kan du vinna på att be dem ansluta lite tidigare så att du an hjälpa dem i lugn och ro.
Kom ihåg pauser
Människor behöver fylla på kaffe, gå på toaletten eller sträcka på benen oavsett fysiskt möte eller möte online. Planera in pauser regelbundet. Annars är risken att deltagarna smiter iväg då och då.
Bättre med korta möten
Det är svårare att koncentrera sig ensam framför datorn jämför med att sitta i ett rum med andra. Försök därför att hålla möten online korta och effektiva. Boka hellre två möten istället för att sitta några timmar i sträck.
Presentera som vanligt
Använd presentationer, bilder, video mm precis som i ett vanligt möte. De flesta mötesverktyg har flera funktioner för presentationer och olika sätt att dela innehåll.
Skicka ut en kort sammanfattning efter mötet
Förutom beslutspunkter tjänar man på att ta med en kort summering av mötet i dokumentationen. Det är lättare att missa en kommentar när man är med online både pga av egen bristande uppmärksamhet och pga kortare teknikstrul.
Fortsätta utvecklas
Det kräver en viss träning för att bli bra på att leda möten online. Därför är det viktigt att träna och utveckla dig själv kring att leda möten online.
Tips på verktyg för ditt onlinemöte
Det finns en uppsjö av verktyg för att hålla onlinemöten. Som alltid med verktyg är det viktigt att titta på era behov och besluta utifrån det. Här listar vi några av de vanligaste och mest förekommande verktygen.
Zoom – ett väl etablerat verktyg både i Sverige och internationellt. Gratis version tillåter möten upp till 40 minuter.
Google Hangouts – en väl etablerad lösning för videomöten. Google Hangouts har många år på nacken vilket gör att många är vana vid tjänsten. Lätt att bjuda in externa deltagare.
Microsoft Teams – perfekt för företag och team som använder Microsoft. Fungerar även utmärkt att bjuda in externa gäster.
Skype – De flesta har redan ett Skypekonto vilket gör att det är lätt att komma igång.
