Att inte medarbetarna alltid arbetar från kontoret blir allt vanligare. För många inom försäljning är detta inget nytt. De flesta roller inom försäljning är mer ute hos kund än på kontoret och många utgår från hemmet. Utmaningarna är dock desamma. Att leda på distans kräver andra arbetssätt än när alla medarbetarna är samlade på kontoret hela dagen.
Det finns inte en lösning på hur du lyckas med att leda på distans utan du behöver anpassa dig utifrån dina förutsättningar. Det finns dock gemensamma nämnare som är värda att beakta när du utvecklar ditt distansledarskap.
Innehållsförteckning
Fördelar och nackdelar med att leda på distans
Distansledarskap både flera möjligheter och distinkta utmaningar. Här är några av de vanligaste förekommande fördelarna och nackdelarna med att leda på distans.
Fördelar med att leda på distans:
- Ökad flexibilitet: Medarbetarna kan anpassa sina arbetstider till när de känner sig mest effektiva, vilket ofta leder till högre produktivitet och bättre arbetslivsbalans.
- Tillgång till global talang: Möjligheten att rekrytera från en global talangpool gör det enklare att hitta rätt kompetenser och skapar en mer mångfaldig arbetsplats.
- Kostnadsbesparingar: Företag kan spara på kontorsrelaterade kostnader såsom hyra, drift och underhåll, samt erbjuda medarbetarna möjlighet att spara på pendling.
Nackdelar med att leda på distans:
- Kommunikationsutmaningar: Utan den naturliga interaktion som ett kontor erbjuder kan det vara svårare att hålla alla uppdaterade och engagerade, vilket kräver en större ansträngning för att upprätthålla tydlig och regelbunden kommunikation.
- Svårigheter med teamkänsla: Att bygga en stark gemenskapskänsla och en sammanhängande företagskultur kan vara mer utmanande när teammedlemmar är utspridda över olika platser.
- Mäta och följa upp arbetet: Att inte fysiskt se hur medarbetare arbetar kan göra det svårare att mäta och följa upp deras arbetsinsatser. Det kan behövas nya verktyg och metoder för att effektivt säkerställa att arbetsmål uppnås och att produktiviteten upprätthålls.
Ledarskap men också medarbetarskap
Du som chef har i slutändan huvudansvaret för verksamheten, men för att lyckas leda på distans behöver medarbetarna ta ett stort ansvar. Enkelt sagt så gäller det att ni tillsammans kommer fram till lösningar som fungerar för alla. Här gäller det att balansera behoven mellan individuella medarbetare, teamet och dig som ledare.
”Att styra på distans är som att leda ett barnkalas per sms”
Helgesson och Winberg, Dagens Samhälle
Kommunikationen på distans
Med tanke på alla möjligheter till kommunikation idag kan man anta att kommunikationen inte skall vara något problem. Många upplever tyvärr att det är precis tvärtom. Faran med för många sätt att kommunicera är att det blir svårt att skapa en teamkänsla och att kommunikation missas för att den går via olika kanaler för olika medarbetare.
En rekommendation är att välja ett par primära kommunikationskanaler. Det kan till exempel vara Slack eller Teams för kommunikation med hela teamet och e-mail för en eller ett par personer.
Slack eller Teams är till exempel utmärkt för att dela med sig av att man satt en ny affär, ställa en fråga när man inte vet vem i teamet som skall hjälpa till osv. Det möjliggör också för dig som leder på distans och alla i teamet att hålla sig uppdaterade om varandra även om man inte ses personligen på flera månader. Här är det förstås viktigt att välja en kanal som fungerar för alla både användarmässigt och tekniskt. Genom att det finns en uttalad strategi för vad, när, var och hur ökar möjligheterna till god och effektiv kommunikation inom teamet. Läs mer i ”Vanliga misstag som begås i kommunikationen mellan människor”.
Utveckla relationen på distans
I grunden utvecklar man relationer på distans på sanna sätt som man gör om man är på samma kontor. Man lyssnar, ställer frågor, är nyfiken och intresserad. Utmaningen på distans är att det blir färre tillfällen till att göra detta. På ett kontor möts man vid kaffeapparater, man stannar till vid någons kontor eller man går runt och säger godmorgon när man kommer.
För att få detta att fungera på distans måste man skapa dessa tillfällen. Det kan vara en sådan enkel sak som att skicka ett godmorgon-sms till medarbetarna. Det kan vara att varje dag ringa en av medarbetarna bara för att småprata. Säljare spenderar troligen en hel del tid i bilen – ett utmärkt tillfälle att prata en stund. Kom också ihåg att dela med dig om dig själv. Precis som du behöver känna dina medarbetare behöver de känna dig för att ni skall få en bra relation.
Konkreta tips för att leda på distans:
Försäljningschefer har ofta haft erfarenhet av att leda på distans långt innan pandemins utmaningar, eftersom säljteam ofta är geografiskt spridda. Här följer beprövade råd som har fungerat före och efter pandemin för att skapa samarbete, produktivitet och teamkänsla när du leder på distans:
Säkerställ tydlig struktur för möten
När du leder möten på distans blir strukturen extra viktig. Det handlar om agenda, var, digital plats osv. Anpassa också utifrån var medarbetarnas befinner sig. Via laptop, på hemmakontoret eller via mobil på en flygplats.
Boka in regelbundna, individuella avstämningar
Både med mer formell agenda och tider för att bara prata, jämför med avstämningen vid kaffemaskinen.
Använd tekniken för att stämma av och checka in
Med lösningar som Slack, Teams, Yammer eller andra kommunikationsplattformar kan man skapa känslan av närhet och underlätta kommunikationen.
Bli ett informationsnav
På kontoret sker en stor del av informationsutbytet bara för man ser och hör vad andra gör och pratar om. På distans behöver du som ledare aktivt sprida information, inte bara från företaget utan också berätta vad du och kollegorna gjort.
Extra omsorg om nya medarbetare
Och för de som har de tufft. När man är ny eller har det motigt privat eller på jobbet behöver man ofta extra stöd men även hjälp att skapa fokus. Du som ledare på distans behöver vara mer aktiv med dessa individer med till exempel fler informella avstämningar.
Planera möten för individen och gruppen
Planera in personliga en-till-en-möten och träffar för hela teamet. Man behöver ses personligen då och då för att fördjupa relationen och skapa vi-känsla.
Underlätta för spotana möten
Underlätta även för spontana personliga möten genom att göra det lätt för alla att veta var kollegorna befinner sig. Exempelvis en fika på flygplatsen kan vara oerhört värdefull.
Slutligen om att leda på distans
Distansledning kräver precis som mycket annat löpande förbättring och utveckling. Utvärdera därför löpande och våga ändra det som inte fungerar. Den snabba teknikutvecklingen ger hela tiden nya möjligheter att leda på distans så häng med och läs på om nya verktyg. Var dock försiktig med att hoppa på allt i tron att ett nytt verktyg skall lösa ditt ledarskap.
