Prioritera ditt arbete i fem steg och skapa bättre resultat

Människor som du uppfattar som mycket produktiva gör generellt inte mer på kortare tid utan de är bättre på att prioritera. Genom att prioritera gör de saker som ger största nytta och effekt. På så vis får de snabbare resultat än andra. Du kan genom fem enkla steg bli bättre på att prioritera och på så vis få bättre resultat.

Det går att effektivisera sitt arbete på många sätt, du kan automatisera, förenkla och så vidare. Det kommer dock alltid att finnas mer att göra än du har tid till. Därför är det helt avgörande att kunna prioritera sitt arbete för att få resultat, men också för att må bra.

Prioritera hjälper dig att välja och välja bort. Det gör att du kan fokusera. Genom att prioritera medvetet kommer du troligen att minska känslan av att du inte hinner med och inte är tillräcklig.
Vårt team har granskat ett antal resurser, listade längst ner i artikeln, för att sammanställa förslag för hur du prioriterar ditt arbete.

Här kommer fem steg du kan använda dig av för att prioritera:

1. Du måste äga dina val

Många har abdikerat från att välja. De går till arbetet och låter sin chef, sina kunder eller kollegor välja åt dem. De agerar på det andra vill att de skall göra. Till exempel, din mailkorgen är fylld med andra personers önskningar så genom att bara beta av den låter du andra personer styra vad du skall göra om dagarna.

Samma sak gäller förstås i ditt privatliv. Om du bara agerar på vad andra vill så låter du dessa välja vad som är viktigt i ditt liv.

Du behöver därför börja med att aktivt välja vad du vill göra. Du behöver medvetet bestämma att det du gör är något du vill och att du ser att du har nytta av det.

Istället för att säga ”Jag måste……” säger du ”Jag väljer att….” Enligt Greg McKeown, författare till Essentialism, påminns vi genom att använda språket att vi gör ett val och följaktligen kan göra ett annat val.

2. Fokusera

Genom att börja göra egna val kring ditt arbete blir det enklare att göra ett bättre arbete. Du kommer dock inte att hinna med allt du vill göra. För att bli verkligt produktiv behöver du välja det som ger bäst resultat. Det är här fokus kommer in.

En fråga som kan hjälpa dig är ”Vad är det viktigaste jag skall göra idag för att nå mina mål?”
Om du tycker det är svårt att veta vad som är viktigast kan det ibland vara lättare att välja bort.
Exempelvis att ta bort saker som inte hjälper dig uppnå det du vill. Här gäller det att börja vara ärlig mot sig själv. Vill du se ett avsnitt till av den där serien på Netflix, hjälper det dig att nå det du vill skall hända i ditt liv?

Hjälper det dig att uppnå dina mål, börja dagen med att lösa de interna informationsmailen.
Tycker du det fortfarande är svårt att välja, prova att ta hjälp av din chef eller dina kollegor med att titta på vad som är viktigast för att uppnå resultat.

3. Skapa en prioriterad att-göra-lista

När du valt vad du skall göra, ta fram en lista med vilken ordning saker skall göras. Genom att skapa en ordning på sakerna du skall göra slipper du lägga en massa tid på att fundera på vad du skall göra.

När dagen börjar tar du fram din lista och sätter igång med punkt ett. Du börjar inte med att kolla mailen (om inte det är punkt ett) och fastnar där i flera timmar med att ta tag i andras agendor.

Genom att arbeta på detta sätt under en period kommer du skapa större fokus och engagemang. Du arbetar med saker du valt, du gör saker som leder till dina mål och du gör det som ger mest resultat först.

4. Undvik distraktioner

De allra flesta klarar att prioritera. Det är betydligt svårare att hålla fokus och undvika distraktioner. Du kommer varje dag att bli utsatt för saker som tar bort fokus från det du verkligen vill uppnå.

De flesta av oss är omgivna av sådant som får oss att tappa fokus, notifieringar från Slack och Facebook, öppna kontorslandskap där kollegor kommer förbi oplanerat och så vidare.

Varje avbrott innebär förlorad tid. Efter ett avbrott tar det tid att komma tillbaka till ditt fokus.
Ett sätt att angripa detta problem är att börja bygga bort distraktioner. Varje gång du blir avbruten från det som du skall fokusera på, gör en notering om vad som avbröt dig.

Gå sedan igenom listan och titta på vad som ofta orsakar avbrott. Blir du exempelvis avbruten av att mailnotifieringen visas på datorn och du kollar mailet istället för att fokusera? Lösningen är givetvis att slå av mailnotifieringen så du minskar risken att bli störd.

Har du ofta kollegor som kommer förbi, hitta en annan plats för fokuserat arbete och var tillgänglig på din plats när du gör annat arbete och så vidare.
Återigen handlar det om att du behöver välja att fokusera, inte låta andra styra vad du skall fokusera på.

5. Boka tid för dina viktigaste uppgifter

Det kommer alltid att dyka upp brådskande saker. Chefen som kommer in och behöver ha något gjort, en kund som ringer och vill ha hjälp nu eller en vän som vill ha hjälp av dig snabbt.

Vi tenderar att blanda ihop vad som är bråttom och vad som är viktigt. En studie publicerad i Journal of Consumer Research fann att människor ofta kommer att välja brådskande uppgifter framför viktiga. De kallar detta bara den brådskande-effekten.

Brådskande uppgifter ger oss omedelbar tillfredsställelse. Trots att de uppgifter som är bråttom inte nödvändigtvis leder oss till de mål och resultat vi vill uppnå.

När vi har mycket att göra tenderar vi att hantera det vi snabbt kan göra men inte nödvändigtvis det som leder oss framåt.För att motverka detta beteende behöver du boka tid för dina viktigaste uppgifter.

Du kan sätta av tid varje dag eller ett par längre block varje vecka. Du får välja det som passar dig och din situation. Jämför det med att många författare har skrivarstugor som de låser in sig i för att vara produktiva i sitt skrivande.

Boka av tid när du är som mest produktiv. För de flesta är denna tid direkt på morgonen men utgå här från när du fokuserar bäst och boka tid då.

Blocka av tiden i din kalender så att andra vet att du är upptagen och inte försöker boka in saker då. Precis som författare kanske även du behöver hitta en plats där du kan fokusera och får vara i fred.

Slutligen

Att vara produktiv går att uppnå på några olika sätt men oavsett hur behöver du prioritera. Prioritera är något du kan träna och lära dig. Grunden är alltid att du medvetet väljer vad du vill göra. På så vis kan du ta ansvar för dina resultat och inte överlåta till andra att välja vad du skall prestera.

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på print
Patrik Nordkvist

Patrik Nordkvist

Patrik hjälper sina kunder att skapa ökad försäljning och tillväxt, genom föreläsningar, utbildning och rådgivning. Han har en bakgrund med över 25 års erfarenhet som försäljningschef och VD för flera snabbväxande bolag.

Några av våra utbildningar

Fler ämnen på bloggen

Vill ni sälja mer?

Lämna dina uppgifter eller ring på 0790-10 22 00 så tar vi ett samtal om hur vi kan hjälpa dig, ditt team och ditt företag att öka sin försäljning och tillväxt.