En offert är ett skriftligt affärserbjudande. Offert är viktigt dokument för oss som arbetar med försäljning, men betyder skriftligt affärserbjudande egentligen och vad innehåller den. Nedan fördjupar vi oss i vad en offert är och hur du använder den.
På Wikipedia finns offert med som förklaring till ordet anbud. ”Ekonomiskt sett är ett anbud ett affärserbjudande från en part (till exempel ett företag) till en annan, med syftet att få/ge ett skriftligt underlag från leverantörer/köpare både prismässigt och innehållsmässigt. Ett anbud kallas också ofta för offert.”
Nyckelordet i denna beskrivning är affärserbjudande. Enkelt sagt är alltså både ett anbud och en offert ett skriftligt affärserbjudande.
En annan viktig aspekt är att en offert skickas först från ett företag till en kund på kundens begäran. I offerten ingår till exempel beskrivning av varan eller tjänsten, priser, leverans- och betalningsvillkor.
När skall du skriva en offert?
Du skall skriva en offert till någon du vill göra affärer med när den potentiella kunden frågar efter en offert. En offert kan i många fall innefatta en hel del arbete och du bör därför säkerställa att du har en god chans att få göra affär innan du tar dig tid att skriva den.
Innan du skriver offerter skall du även ha säkerställt att du vet vem som tar beslutet och därför är den verkliga mottagaren av offerten. Det finns fler saker du bör göra innan du skickar en offert som du kan läsa mer om i ”Vad du måste veta innan du skriver en offert”.
Vad skall en offert innehålla?
Omfattningen och innehållet på offerten avgörs i mångt och mycket av parterna, säljare och potentiell kund, och komplexiteten på vad som skall offereras.
Det finns inte några regler eller lagar kring vad en offert ska innehålla och därför kan olika offerter se väldigt olika ut. Eftersom en offert är ett affärserbjudande är det viktigt att den är tydlig och riktig.
Följande bör ingå:
- säljarens namn eller företagsnamnet
- beskrivning av vilken typ av tjänst eller vara som avses samt leveranstid
- pris per enhet och totalt pris
- uppskattning av hur lång tid arbetet kommer att ta
- leverans- och betalningsvillkor
- hur länge affärserbjudandet gäller
Offerten ska självfallet vara tydlig och innehålla den relevanta informationen, det är så kallade hygienfaktorer.
Eftersom syftet är att skapa en affär är det viktiga att offerten ses som ett säljverktyg. Det gäller alltså med andra ord att presentera affärsförslaget på bästa sätt. Du kan läsa mer om hur du presenterar din offert i ”Kanske det största misstaget säljare gör med sina offerter”.
När blir det affär?
När den potentiella kunden fått din offert kan kunden agera på tre sätt:
- acceptera offerten i sin helhet (ren accept)
- acceptera offerten med vissa ändringar (oren accept)
- inte acceptera offerten
Om offerten accepteras innebär detta att det blivit en affär. Om den accepteras med vissa ändringar innebär det att det nu är köparen som lämnar säljaren ett motförslag, som denne kan anta eller ändra. Om offerten inte accepteras blir det ingen affär.
Beroende på produkten eller tjänsten som säljs, bransch, lagkrav och liknande kan det räcka med att offerten accepteras muntligt eller skriftligt. I många fall tas ett avtal mellan säljaren och köparen fram.
Avtalet är ofta mer omfattande än offerten och innehåller ofta fler dokument som detaljerade villkor och specifikationer.
