En offert är ett skriftligt affärserbjudande. Offert är viktigt dokument för oss som arbetar med försäljning, men betyder skriftligt affärserbjudande egentligen och vad innehåller den. Nedan fördjupar vi oss i vad en offert är och hur du använder den. Offerter används inom olika branscher för att presentera erbjudanden och villkor till potentiella kunder.
På Wikipedia finns offert med som förklaring till ordet anbud. ”Ekonomiskt sett är ett anbud ett affärserbjudande från en part (till exempel ett företag) till en annan, med syftet att få/ge ett skriftligt underlag från leverantörer/köpare både prismässigt och innehållsmässigt. Ett anbud kallas också ofta för offert.”
Nyckelordet i denna beskrivning är affärserbjudande. Enkelt sagt är alltså både ett anbud och en offert ett skriftligt affärserbjudande.
En annan viktig aspekt är att en offert skickas först från ett företag till en kund på kundens begäran. I offerten ingår till exempel beskrivning av varan eller tjänsten, priser, leverans- och betalningsvillkor.
Vad är en offert?
En offert är ett skriftligt affärserbjudande där en säljare presenterar villkoren för en potentiell affär. Det är viktigt att tydligt specificera förslagets innehåll för att undvika missförstånd och säkerställa att affären genomförs korrekt. Den fungerar som ett underlag för kunden att ta ställning till innan ett köpbeslut fattas.
Offerten omfattar pris, leveransvillkor, betalningsvillkor och andra specifika detaljer för affären. I vissa fall kan kunden kräva ytterligare information i offerten. Detta är vanligt förekommande i mer formaliserade förfrågningar, såsom en Request for Proposal (RFP).
I säljprocessen fungerar den som ett ovärderligt verktyg. En tydlig offert skapar transparens, minimerar missförstånd och ökar chansen att du sluter affären på rätt villkor. Ofta beskriver du produkten eller tjänsten utförligt, så att kunden förstår exakt vad du erbjuder.
När skall du skriva en offert?
Du skall skriva en offert till någon du vill göra affärer med när den potentiella kunden frågar efter en offert. Den kan i många fall innefatta en hel del arbete och du bör därför säkerställa att du har en god chans att få göra affär innan du tar dig tid att skriva den. Det är särskilt vanligt att skriva en offert vid större affärer eller upphandlingar där formella krav ställs.
Innan du skriver offerter skall du även ha säkerställt att du vet vem som tar beslutet och därför är den verkliga mottagaren.
Vad skall en offert innehålla?
Omfattningen och innehållet avgörs i mångt och mycket av parterna, säljare och potentiell kund, och komplexiteten på vad som skall offereras.
Det finns inte några regler eller lagar kring vad en offert ska innehålla och därför kan olika de se väldigt olika ut. Eftersom det är ett affärserbjudande är det viktigt att den är tydlig och riktig.
Följande bör ingå:
- säljarens namn eller företagsnamnet
- beskrivning av vilken typ av tjänst eller vara som avses samt leveranstid
- pris per enhet och totalt pris
- uppskattning av hur lång tid arbetet kommer att ta
- leverans- och betalningsvillkor
- hur länge affärserbjudandet gäller
Den ska självfallet vara tydlig och innehålla den relevanta informationen, det är så kallade hygienfaktorer.
Eftersom syftet är att skapa en affär är det viktiga att offerten ses som ett säljverktyg. Det gäller alltså med andra ord att presentera affärsförslaget på bästa sätt.
Prissättning i ett anbud
Prissättningen är en av de mest avgörande delarna i en offert, eftersom den tydligt visar kunden vad tjänsten eller produkten kommer att kosta. Ett anbud ska innehålla en detaljerad specifikation av priset, både per enhet och totalt, så att kunden enkelt kan se vad varje del av erbjudandet kostar och vad den totala summan blir. Det är viktigt att vara tydlig med om priset är inklusive eller exklusive moms, eftersom detta kan påverka kundens beslut att acceptera offerten.
Utöver själva priset bör offerten också ange vilka betalningsvillkor som gäller, till exempel när betalningen ska ske och om det finns några särskilda villkor för delbetalning. Leveransvillkor är också viktiga att inkludera, så att kunden vet när och hur tjänsten eller produkten kommer att levereras.
Genom att vara tydlig med både pris per enhet och totalt pris, samt att ange alla villkoren för betalning och leverans, gör du det enklare för kunden att fatta ett välgrundat beslut om att acceptera erbjudandet. En tydlig prissättning minskar risken för missförstånd och stärker förtroendet mellan företaget och kunden.
När blir det affär med ren accept?
När den potentiella kunden fått din offert kan kunden agera på tre sätt:
- acceptera i sin helhet (ren accept)
- acceptera med vissa ändringar (oren accept)
- inte acceptera
Om kunden accepterar offerten blir det en affär. Accepterar kunden offerten med ändringar skickar köparen ett motförslag till dig, som du sedan kan godkänna eller justera. Avslår kunden offerten blir det ingen affär.
Beroende på produkt, tjänst, bransch och lagkrav räcker det ofta att kunden godkänner offerten muntligt eller skriftligt. Därefter upprättar ni vanligtvis ett avtal mellan säljaren och köparen.
Avtalet är ofta mer omfattande än offerten och innehåller ofta fler dokument som detaljerade villkor och specifikationer.
Vad är en bra hitrate på offerter?
Det korta svaret är: så hög som möjligt, men inte för hög.
En bra hitrate är tillräckligt hög för att du ska ha en rimlig försäljningskostnad, men inte så hög att den begränsar din tillväxt. Har du en väldigt hög hitrate kan det vara ett tecken på att dina priser är för låga, att du bara lämnar offerter på ”säkra” förfrågningar eller att försäljningen är för passiv.
Med hitrate (eller avslutsgrad) menas andelen offerter som faktiskt leder till affär. Om du till exempel vinner 2 affärer på 10 offerter är din hitrate 20 procent.
Samtidigt är en låg hitrate ofta ett tecken på motsatsen: att offerter skickas till fel kunder, för tidigt i processen eller utan tillräcklig behovsanalys. Det finns dock ingen universell nivå som är ”rätt”.
Hitraten påverkas av flera faktorer, bland annat:
- bransch
- affärens storlek och komplexitet
- hur många konkurrenter som deltar
- om det rör sig om nykund eller befintlig kund
- hur mogen kunden är i sin beslutsprocess
Statistiken ovan illustrerar varför hitrate alltid måste tolkas i sitt sammanhang, och varför jämförelser mellan branscher ofta blir missvisande. Det är därför missvisande att säga att en viss procent alltid är bra eller dålig. En sund hitrate är istället den som, över tid, ger dig rätt balans mellan volym, lönsamhet och tillväxt.
Förbättra hitraten på offerter
På Försäljningschefen brukar vi utgå från vem, eller vilka, i säljteamet som har högst hitrate. Om alla säljare arbetar mot liknande kunder och säljer samma produkter är den högsta hitraten en nivå som alla borde kunna nå över tid.
Genom att utgå från detta kan man identifiera vad de bästa gör annorlunda. Det ger ett konkret underlag för säljträning, coachning och gemensam säljstruktur. Målet är inte att pressa upp hitraten till varje pris, utan att hjälpa hela teamet att nå en jämnare och högre nivå.
När fler säljare når samma hitrate ökar företagets försäljning utan att antalet offerter behöver bli fler. Det är ofta ett mer lönsamt sätt att växa än att enbart fokusera på ökad aktivitet.
