”Nu har vi satt för låga budgetar igen”. ”Ja, säljarna tjänar alldeles för mycket pengar.” Fraserna yttrades av två personer på ekonomiavdelningen på ett företag jag arbetade på för länge sedan. I första anblicken kan man se det som två avundsjuka personer som inte vågade välja en karriär som säljare och nu ångrade det. Eller om man vill, bara ett utslag av jantelagen.
Om man gräver lite djupare var dock detta inte hela sanningen. Vi i ledningen kunde ha gjort ett bättre arbete med att förankra budgeten utanför säljgruppen och framför allt hur den var uppbyggd. Detta för att skapa förståelse för vilket arbete som ligger bakom för att klara sin budget.
Till historien hör att samma personer året innan, då företaget missade sin budget, gnällde över vår värdelösa säljavdelning.
Det är med andra ord lika viktigt att beskriva hur olika negativa händelser påverkar möjligheten att nå budgeten, exempelvis konjunktur eller om man plötsligt förlorar en kund.
Genom två enkla steg kan man drastiskt minska denna brist på insikt och förståelse.
Budgetpresentation – Redovisa siffror och förklara vad som bygger dem. Vilket antal affärer behöver säljarna stänga? Hur mycket ska tidigare kunder köpa igen? Hur många kunder riskerar ni att förlora under året? Bryt tydligt ner budgeten i alla aktiviteter som leder fram till målet.
Löpande uppföljning – Informera regelbundet om hur försäljningen utvecklas jämfört med budget. Lyft fram en stor order som ökar chansen att slå målet eller flera missade affärer som gör det svårare. Beskriv alltid vilka åtgärder ni genomför när något händer.
Budgetarbetet är inte klart bara för att siffrorna är satta och kommunicerade. De behöver förankaras och kommuniceras om och om igen.
