”Nu har vi satt för låga budgetar igen”. ”Ja, säljarna tjänar alldeles för mycket pengar.”

Fraserna yttrades av två personer på ekonomiavdelningen på ett företag jag arbetade på för länge sedan. I första anblicken kan man se det som två avundsjuka personer som inte vågade välja en karriär som säljare och nu ångrade det. Eller om man vill, bara ett utslag av jantelagen.

Om man gräver lite djupare var dock detta inte hela sanningen. Vi i ledningen kunde ha gjort ett bättre arbete med att förankra budgeten utanför säljgruppen och framför allt hur den var uppbyggd. Detta för att skapa förståelse för vilket arbete som ligger bakom för att klara sin budget.

Till historien hör att samma personer året innan, då företaget missade sin budget, gnällde över vår värdelösa säljavdelning.

Det är med andra ord lika viktigt att beskriva hur olika negativa händelser påverkar möjligheten att nå budgeten, exempelvis konjunktur eller om man plötsligt förlorar en kund.

Genom två enkla steg kan man drastiskt minska denna brist på insikt och förståelse.

Budgetpresentation – Redovisa siffror, men framför allt vad som bygger siffrorna. Hur många affärer behöver säljarna göra. Hur mycket återköp av tidigare kunder måste ske. Hur stor andel av kunderna räknar man med att förlora under året osv. Tydligt bryta ner budgeten i allt som skall göras för att företaget skall nå budgeten.

Löpande uppföljning – Informera regelbundet kring utvecklingen av försäljningen utifrån budgeten. En stor order som dramatiskt ökar möjligheterna att slå budget eller flera missade affärer som minskar möjligheten att klara budget. Beskriv självfallet vilka åtgärder som vidtas utifrån det inträffade.

Budgetarbetet är inte klart bara för att siffrorna är satta och kommunicerade. De behöver förankaras och kommuniceras om och om igen.