Internationella förhandlingar kräver ofta mer noggrann förberedelse och genomförande med vissa justeringar jämfört med förhandlingar med personer och företag från samma land. Kulturella skillnader och olikheter i affärsmetoder kan avsevärt påverka förhandlingsprocessen. Större skillnader i affärskultur leder till större påverkan på förhandlingen.
Förhandlingssättet ändras dessutom så snart du lämnar Sverige. Samtidigt finns det fler likheter mellan Sverige och Norge än mellan Sverige och Japan.
Vad som skiljer internationella förhandlingar från nationella
Internationella förhandlingar skiljer sig från svenska på flera viktiga sätt. Den mest uppenbara skillnaden är kulturen. Det gäller inte bara hur man hälsar eller vad som anses artigt, utan hur man ser på själva förhandlingen.
I Sverige vill vi ofta bli klara så snabbt som möjligt och fokusera på leverans. I andra länder är förhandlingen en pågående process. Det kan ta flera möten innan man ens börjar tala pris.
Tiden, beslutsvägarna och det icke-verbala spelar ofta större roll. Det handlar inte bara om att prata utan om att lyssna in, känna in och tolka signaler. Här gäller det att ha tålamod och förståelse för hur olika kulturer agerar i förhandlingen.
Exempel: Sverige vs Japan – när förhandlingskultur krockar
Ett tydligt exempel är skillnaden mellan Sverige och Japan. I Sverige fattar ofta den som deltar i mötet beslut direkt. Strukturen är decentraliserad, och du kan få ett ja på plats.
I Japan fungerar det annorlunda. Förhandlingen sker i flera steg, och beslutsfattaren deltar sällan i det första mötet.
Svenskar vill gärna ha tydlighet och snabba besked. Det kan uppfattas som oartigt. Samtidigt kan japansk indirekthet skapa förvirring för en svensk förhandlare.
Från teori till praktik: Vad forskning säger om internationella förhandlingar
Forskare har under flera decennier analyserat internationella förhandlingar mellan stater, organisationer och företag. Inom områden som freds- och konfliktkunskap framgår tydligt att flera faktorer påverkar utfallet: struktur, kultur och förtroende spelar alla en central roll i förhandlingen.
Enligt teorin sker förhandlingar på flera nivåer samtidigt. De handlar inte enbart om innehåll, utan också om relationer och symbolik. Det som sägs kan ibland vara mindre viktigt än hur och när det sägs. Förhandlingen innehåller alltså både synliga och osynliga lager som påverkar resultatet.
Genom att förstå detta undviker du vanliga fallgropar och anpassar din lättare till varje ny kontext. Kunskap om länder, kultur, drivkrafter och relationer gör stor skillnad. Du behöver dessutom tolka kommunikationen för att fullt ut förstå både dig själv och din motpart.
För att lyckas i en internationell förhandling gäller det att se helheten. Du ska inte bara fokusera på detaljer utan även ta hänsyn till nya perspektiv och möjligheter. I vissa länder spelar känslor och relationer större roll än själva sakfrågan. Samtidigt är det viktigt att du bibehåller tydliga mål och anpassar dina tjänster, erbjudanden och budskap till varje marknad.
Det finns alltså ingen universell mall som passar alla. Du behöver utveckla din förmåga att läsa av andra, ställa rätt frågor och bygga förtroende.
Så lyckas du med internationella förhandlingar i praktiken
För att öka chanserna att lyckas med internationella förhandlingar och bygga starka affärsrelationer över gränserna är det avgörande att förhandlarna är medvetna om och anpassar sig till de kulturella aspekterna och förstår hur man navigerar genom dessa komplexa förhandlingar. Här följer några aspekter att beakta för att lyckas med framstående internationella förhandlingar.
Sätt dig in i de kulturella skillnaderna
Förbered dig genom att sätta dig in i hur förhandlingar fungerar i det aktuella landet. Försök att förstå den andra partens perspektiv och värderingar genom att sätta dig i deras situation.
Förstå dina egna kulturella vanor
Var medveten om dina egna kulturellt rotade vanor och antaganden om hur affärer bedrivs. Ifrågasätt alltid dina antaganden och utforska vilka antaganden din förhandlingspartner kan ha om dig.
Läs på om lagstiftningen
Olika länder har olika regelverk och sätt att hantera avtal. Även om du har grundläggande kunskap om avtal och avtalsjuridik i Sverige, kan det skilja sig markant. Ta reda på vad som gäller och konsultera en jurist vid behov när det kommer till internationella förhandlingar.
Allt kan förhandlas
Kulturella skillnader kan påverka affärsmetoder. Var öppen för att förhandla om olika aspekter av avtalet och kom ihåg att informella överenskommelser är vanliga i vissa länder.
Identifiera beslutsfattaren
I de flesta länder är hierarkier viktigare, och beslut kan inte fattas av vem som helst. Att missbedöma detta är ett vanligt misstag i lyckas med internationella förhandlingar. I Sverige är organisationer oftast relativt platta, och medarbetarna har generellt ett stort mandat. Det är lätt att felaktigt anta att du pratar med rätt person, för att sedan behöva börja om eller, i värsta fall, fortsätta med den verkliga beslutsfattaren.
Anpassa din förhandlingsstrategi
Betrakta förhandlingen som ett spel och var beredd att anpassa din strategi. Du kan antingen följa samma regler som den andra parten eller tydligt visa att du inte accepterar oacceptabelt beteende.
Ha en större prutmån
I många länder är prutande och förhandling om olika villkor betydligt vanligare än i Sverige. Detta kan ofta ses som ett onödigt spel, men i andra delar av världen är det en viktig del av förhandlingsprocessen. Att inte vara förberedd på detta kan leda till en betydligt sämre affär.
Sätt av tid
Det är inte ovanligt att förhandlingar tar längre tid i många delar av världen, exempelvis på grund av prutande och behovet av att träffa rätt person. Planera därför för mer tid för dina internationella förhandlingar.
Hantera språkliga barriärer
Vid internationella förhandlingar är det vanligt att du och din motpart talar olika språk, vilket kan skapa språkbarriärer. Att övervinna dessa språkliga utmaningar är avgörande för att säkerställa smidig kommunikation och förståelse mellan parterna under förhandlingsprocessen.
Använd din förhandlingskunskap
Även om mycket kan skilja sig när man förhandlar i andra länder och med människor från andra kulturer, finns det mycket som är gemensamt. Använd din kunskap om förhandling och dra nytta av dina erfarenheter för att lyckas så bra som möjligt.
Vanliga frågor om internationella förhandlingar
Vilka är de största misstagen i internationella förhandlingar?
Att tro att alla tänker och agerar som vi själva gör. Det leder ofta till missförstånd och brutna relationer. Anpassa dig.
Måste man tala motpartens språk?
Nej, men du behöver säkerställa att kommunikationen fungerar. Ha gärna en tolk eller ett professionellt underlag för översättning.
Är juridik viktigare i vissa länder?
Ja. I vissa kulturer är muntliga överenskommelser lika starka som skriftliga. I andra krävs formella avtal med flera underskrifter.
Slutsats
Att genomföra lyckade internationella förhandlingar kräver flexibilitet, kulturell medvetenhet och tålamod. Genom att förstå och respektera kulturella skillnader, vara flexibel i din förhandlingsstrategi och vara beredd att investera tid och energi kan du öka chanserna för framgångsrika resultat. Kom ihåg att förhandlingar inte bara är en affärstransaktion utan också en möjlighet att bygga långsiktiga partnerskap och relationer över nationsgränserna.
