Att får en RFP (Request for Proposal) eller RFQ (Request for Quotation) är vardag i många branscher. För många är en RFP något positivt och arbetet med att förbereda ett svar sätter igång. För en mindre organisation kan det vara en stor möjlighet. Oavsett tar det oftast en ansenligt mängd tid, samtidigt som de flesta RFP är utformade så att priset blir den mest avgörande faktorn, eller en av de absolut mest avgörande. Frågan svara eller inte svara på en RFP blir därför högst relevant.

Beroende på bransch och hur ni som enskilt företag är beroende av att besvara RFP kan valmöjligheterna på sikt vara begränsade. För andra kan det vara teoretiskt möjligt att sluta svara på RFP men kanske inte viljan finns då man ser för stora risker. Låt oss hålla fast vid frågan på ett teoretiskt plan.

Välj vilka RFP du skall besvara

För många år sedan arbetade jag på ett bolag där vi regelbundet fick Request for Proposal. Vi besvarade samtliga och vann en del. De vi vann stod för en icke obetydlig andel av vår försäljning. Samtidigt tog dessa RFP mycket tid och vi hade generellt en sämre lönsamhet på de vi vann jämfört med snittaffären.

Vi valde därför att börja titta närmare på alla RFP vi besvarat de senaste åren för försöka dra slutsatser för det fortsatta arbetet. Efter att gått igenom och tittat på olika faktorer började vi se ett mönster. Fem faktorer översstämde på i princip alla vi hade förlorat.

En faktor till exempel var att vi på de vi förlorat inte haft någon kontakt med mer än en beslutsfattare 12 månader innan vi fått förfrågan. Vi valde att aktivt börja välja bort att svara på de RFQ som stämde in på de fem faktorerna.

Det ledde till att vi kraftigt ökade andelen RFQ vi vann och behövde lägga ned betydligt mindre tid.

Svaret på svara eller inte svara kan alltså vara följande: Ja, men bara när vi bedömer att vi har en god möjlighet att vinna.

Öka chansen att vinna en RFP (och framför allt hjälpa kunden)

Nackdelen med merparten av RFP är att de kraftigt minskar eller helt utesluter möjligheten att skapa mervärden för kunden. Fokuset på pris blir ofta avgörande. Om det i slutändan blir en bra lösning för kunden blir då helt avgörande av hur bra kunden är på att handla upp.

Vi kan anta att den förmågan varierar mycket mellan olika kunder och beroende på vad man handlar upp. Samtidigt, när en RFP gått ut har tåget gått och möjlighet att påverka minskar kraftigt eller försvinner helt.

Det innebär att för att öka sannolikheten till att vinna en RFP och samtidigt hjälpa kunden är det viktigt att proaktivt möta kunden och ha en kommande RFP i åtanke.

Aktiviteter att arbeta med

I all kundkontakt, få insikt om vad som driver behovet av en formell upphandlingsprocess och dra nytta av den informationen. Att med prioriterade kunder positionera ert företag innan den formella processen tar sin början.
Under processen leda och på alla tänkbara sätt interagera med kunden för att förstärka sin position.

Förenklat handlar det om att arbeta med proaktivt säljarbete. Att lita på sitt varumärke och sin positionering för att få RFP och sedan besvara dem är att sätta sig i baksätet. Att ha en aktiv bearbetning med en uttalad strategi att positionera er och sedan dra nytta av det i en RFP sätter er i förarsätet. Över tid bidrar det till att ni ökar sannolikheten att vinna Request for Proposal.