När man ska hålla en presentation är det vanligt att man börjar fundera i detalj på vad man ska säga, vilka bilder man ska använda, med mera. Genom att direkt börja med detaljerna kring presentationen hoppar man över två viktiga saker.

Dessa två viktiga saker kan göra skillnaden mellan en framgångsrik presentation och en medioker. Det är två saker som även vana presentatörer många gånger hoppar över för att de slarvar med förberedelserna. De två sakerna är syfte och publiken. Låt oss titta lite mer i detalj på de två:

Syfte med presentationen

Den första frågan du ska ställa till dig själv innan du gör något med presentationen är ”Vad är syftet med min presentation?”. Helt enkelt, varför ska du hålla presentationen och vad förväntar du dig att den ska ge för effekt? Många slarvar med denna fråga för att man tycker den är självklar. Jag hävdar dock att många håller presentationer utan att ha ett tydligt syfte. Utan ett tydligt syfte kommer din presentation inte att uppnå det du tror, även om den är bra genomförd.

Många som håller en säljpresentation förutsätter att syftet är att sälja. Det är förvisso det övergripande syftet, men syftet med din presentation kanske är att säkerställa att ni går vidare till nästa steg eller att hjälpa din kontaktperson att övertyga sin chef. Det kräver med andra ord olika upplägg och innehåll för att din presentation ska bli framgångsrik.

Vi tar ett exempel till, för att understryka vikten av att bestämma syftet.
Du ska hålla tal på ett bröllop. Vad är syftet? Att du ska gratulera brudparet, att du ska underhålla alla som lyssnar eller att du ska ge brudparet ett minnesvärt bröllop? De tre olika syftena påverkar hur du ska lägga upp ditt tal. De påverkar även vad du ska säga och vad du inte ska säga.

Börja därför alltid med att skriva ned syftet med din presentation. Syftet ska du sedan ha med dig när du tar fram och genomför presentationen och löpande stämma av mot. Exempel på syfte kan vara ”Att få alla deltagare att förstå värdet av mitt erbjudande” eller ”Att hålla ett tal som brudparet kommer ihåg med glädje när de är gamla.”

Ju mer specifik du vågar vara i ditt syfte desto lättare blir det att fatta beslut utifrån det längre fram. Det kan handla om att lägga till eller välja bort saker. Är du längre fram i arbetet med att ta fram din presentation så ställ dig frågan ”Vad är bästa sättet för att uppnå mitt syfte med presentationen?”

Din publik

Den andra frågan du ska ställa dig innan du drar igång arbetet med din presentation är ”Vem är min publik?”. För att uppnå ditt syfte är det viktigt att kunna genomföra presentationen på bästa möjliga sätt. Då måste du ju veta vem det är som är mottagare.

Läs mer om hur du lyckas med din presentation i ”Gör dina presentationer mer slagkraftiga”.

Är det en för dig okänd publik gäller det att ta reda på så mycket relevant information som möjligt. Ska du sälja in din lösning är det viktigt att veta vilken roll de har på företaget, ålder, tidigare erfarenhet av det du säljer och så vidare. Ju mer du vet om din publik desto lättare kan du anpassa din presentation och på så sätt uppnå ditt syfte.

Är det en mycket stor och blandad publik blir det en större utmaning att kunna anpassa ditt upplägg efter dem. Försök då hitta så kallade minsta gemensamma nämnare. Finns det vissa saker som gäller för alla, eller i alla fall nästan alla?

När det är väldigt många personer kan det också bli viktigare att fundera på om du behöver fokusera på en mindre grupp för att uppnå ditt syfte. I exemplet ovan med säljpresentationen där syftet var att övertyga din kontaktpersons chef, blir det självklart att ta reda på extra mycket om chefen och hur han eller hon kan övertygas.

Skulle du känna publiken sedan tidigare är det viktigt att inte gå i fällan och hoppa över att förbereda dig. Fundera på om du verkligen vet det du behöver veta om dem utifrån att du ska hålla en presentation. Vet du tillräckligt för att kunna göra ett bra upplägg och nå ditt syfte?

När du väl börjar förbereda din presentation kan du använda din kännedom om publiken. Baserat på den  kan du göra bästa möjliga upplägg och därmed lyckas med ditt syfte.

Om du inte läser på om publiken är risken att din presentation blir samma upplevelse som att packa för en sol- och badsemester och bli avsläppt på Grönland.

Vill du läsa mer om presentationsteknik? Vi bjuder på e-boken ”Säljande presentationer”, klicka här för att ladda ned den.