Fungerande mötesbokning är en stor del i försäljningsarbetet. Mötet med kunden är grunden för att förstå dennes behov, presentera din lösning och bygga relationer. Många upplever stora svårigheter med att få till tillräckligt många möten och med rätt kunder. För att lyckas med försäljningen över tid behöver man ha ett fungerande arbetssätt för att få till kundbesök. Den här artikeln innehåller konkreta tips för dig som bokar dina egna kundbesök.
Mötesbokning går att lösa på flera olika sätt. Det finns bolag som är specialiserade på att boka möten åt andra bolag, det finns olika system för att boka möten automatiskt, man kan etablera en så kallad SDR (Sales Development Representatives) eller säljarna kan ansvara för att boka sina möten själv. Alla dessa tillvägagångssätt har olika för- och nackdelar. Många väljer också att kombinera flera olika lösningar för att skapa en mer stabil mötesbokning. Vi kommer här att fokusera på att säljaren bokar möten själv. För att lyckas med det ger vi konkreta mötesbokningstips.
Skapa förutsättningar för mötesbokningen
För att lyckas med att boka tillräckligt många och bra kundbesök behöver ett visst förarbete göras. Det handlar framför allt om fyra saker – målgruppen, struktur för mötesbokningen, mötesbokningsmanus och sätta mål.
Målgruppen
Om ni inte redan tagit fram en målgrupp som ni vill besöka behöver ni börja här. Förenklat handlar det om att ta fram en idealkund, en beskrivning av de företag man helst vill se som kunder.
När ni tagit fram er målgrupp behöver den tillgängliggöras för att kunna boka möten. Ni behöver ta fram namn, e-post och telefonnummer på personer som ni vill boka möten med. Detta arbete kan göras genom att man köper in målgruppen eller att man manuellt prospekterar via exempelvis hemsidor och LinkedIn. Det går också att arbeta med inbound marketing för att få ett flöde av mer varma leads att boka möten med.
Struktur för mötesbokningen
Att lyckas boka möten över tid krävs en viss grundstruktur. Det handlar om att lägga upp målgruppen i exempelvis ett CRM-system eller Excellist för att kunna jobba med den. Du behöver boka upp tider då mötesbokningen skall ske. Det är bättre att jobba ett par timmar åt gången flera gånger i veckan än en hel dag. Titta också över tekniken för att ringa kunderna. Många CRM-system har dialerlösningar så man kan ringa direkt från systemet.
Mötesbokningsmanus
En seglivad myt är att bara oerfarna personer använder manus. Verkligheten är att de oerfarne och de absolut bästa använder manus. Ett manus är inte skapat för att du skall läsa innantill utanför att du skall ha en struktur att hålla dig till. Det hjälper dig så att dina samtal blir så bra som möjligt varje gång och att du får med alla trix och tips du har lärt dig över tid. Ta därför fram ett manus som en del av förberedelserna.
Sätta mål
Slutligen behöver ni sätta upp mål för arbetet. Grunden är att utgå från hur många möten ni vill genomföra. Om ni vill göra exempelvis 10 möten på en vecka kan ni räkna bakåt. Hur många möten bokas av, ex 10 procent. Då behöver ni boka 11 möten för att få 10 möten. Om ni pratar med 10 personer och bokar 1 möte behöver ni med andra ord prata med 110 personer för att få 11 möten. På samma sätt fortsätter ni för att komma fram till hur många timmar i veckan ni behöver boka möten.
Genomföra mötesbokningen
Förberedelser ger en klar fördel för att lyckas med att boka dina kundbesök. Resultatet kommer dock av att genomföra bokningen. Här kommer några tips för att maximera dina chanser att boka möten.
Fokusera på att boka
När du sitter och ringer ska du vara fokuserad på just det. Sätt dig på en plats där du kan vara i fred. Se till att ha allt praktiskt klart så att du kan hålla ett högt tempo i att ringa. Ett tips är att ringa fokuserat i ca 50 minuter, sedan en kort rast och avstämning med andra som bokar.
Fokusera på mötet
Ett vanligt misstag vid mötesbokning är att man börjar sälja direkt i samtalet med kunden. Det gör att kunden ofta säger nej till både mötet och din produkt. När du ringer för att boka möte är målet just att boka ett möte. Du kan tänka på det som att det du säljer är själva mötet.
Dialog, inte monolog
Kunderna tenderar att uppskatta ett samtal där man för en dialog framför att lyssna på en monolog. En dialog uppnår du genom att ställa frågor och lyssna på svaret. Du har med fördel ta med dina frågor med i samtalsmanuset. Dialogen gör att kunden blir mer delaktig vilket ökar sannolikheten för ett möte.
Håll dig kort
Ett mötesbokningssamtal skall vara kort. Både för din skull och kundens. Här hjälper manuset dig att hålla dig till ämnet. Motstå också frestelsen att börja prata för mycket eller att börja svara på för många frågor om din produkt. Du vill boka ett möte, där kan du och kunden prata mer.
Utveckla din mötesbokning
För att över tid bli bättre på att boka kundbesök är det bra att efter varje pass summera utfall och lärdomar. Det kan handla om en fras som fungerade väldigt bra, du kan då addera den till samtalsmanuset. Det kan vara en återkommande invändning som behöver lösas. Bolla med chefen eller kollegorna för att hitta ett sätt att hantera den.
Fungerade allt praktisk så som listan med vilka du skulle ringa, tiden osv? Genom att alltid sträva efter att bli lite bättre kommer mötesbokningen att gå enklare och bli roligare att arbeta med.
Lycka till med mötesbokningen!
