De flesta hamnar i situationen att man lovat för mycket, man begår dödssynden, gällande kundrelationen. De enorma riskerna du tar genom att begå dödssynden kan du läsa mer om här. Om det nu trots allt händer, hur bör du agera?

Låt mig utgå från en verklig historia och vad de kunde gjort bättre för att reparera sitt misstag.

I somras skulle vi beställa en studsmatta till femåringen, föräldrarna – en av dem var jag – var sent ute med detta men hittade till slut ett företag på nätet med snabba leveranser och uppenbarligen bra omdömen.

För säkerhets skull ringde jag och dubbelkollade att den aktuella mattan fanns på lager och att den kunde skickas idag, en fredag, som utlovat. Beställningen lades efter det på nätet och en bekräftelse med leveranstid kom snabbt. Sedan tänkte vi inte mer på det.

På måndagen hoppades femåringen att den skulle komma. Jag ringde för att kolla om man kunde få en länk för att spåra sändningen. När jag kommer fram får jag veta att mattan inte gått på fredagen som utlovat utan att den skulle skickas på eftermiddagen. Ingen ursäkt, bara information.

På eftermiddagen den dagen fick vi ett telefonsamtal om att mattan inte fanns på lager överhuvudtaget utan kunde skickas först 10 dagar senare. En ursäkt, men inget mer. Vi annullerade ordern då det skulle bli för sent för oss.

I detta exempel hade alltså företaget tre gånger lovat saker de inte kunde hålla. Enligt min bedömning i värsta fall oerhört oprofessionellt eller i bästa fall maximal otur gällande hanteringen av beställningen.

Oavsett, jag som kund hade fått löften tre gånger som inte kunde uppfyllas.

Hur borde de då agerat efter detta?

De klarade av det grundläggande. När de upptäckt felet bad de om ursäkt, de ringde också istället för att gömma sig bakom ett mail. Ganska självklart för bra kundrelationer men fortfarande vanligt att ursäkten kommer via mail. Vill man nöja sig med miniminivån är detta godkänt. Risken är dock överhängande att historien kommer berättas för många andra.

Har du högre ambitioner och vill undvika att den aktuella kunden berättar om det inträffade för allt för många kan finns det flera saker man kan göra.

  • Att direkt i samtalet erbjuda någon kompensation som fri frakt eller likande
  • Att följa upp samtalet med att skicka ut en liten ursäktspresent, exempelvis biobiljetter eller dylikt
  • Att följa upp samtalet med ett mail med 10% rabatt på framtida beställning

Har du som mål att vara en stjärna på kundrelationer och vill vända det inträffade till något positivt, skulle du redan i ursäktssamtalet erbjudit dig att skicka en dyrare eller bättre modell till samma pris som den som beställts. Då hade det istället för att riskera att bli en negativ historia med största säkerhet blivit en positiv historia om företaget som berättats för andra människor.

En självklarhet när något dylikt inträffar är så klart att du tittar igenom era interna rutiner för att ta reda på vad som gått fel och titta på vad som kan göras för att det inte ska inträffa igen.